Die 44-Euro-Regelung für Sachbezüge: Aktuelle Bestimmungen und Anwendungsfälle

HR-Experten sind sich der positiven Eigenschaften des 44-Euro-Sachbezugs bewusst: Er drückt Anerkennung aus, motiviert Mitarbeiter, trägt zu ihrer Zufriedenheit bei und positioniert das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber.

Im Rahmen des Jahressteuergesetzes haben Bundestag und Bundesrat Ende November 2019 eine neue Regelung für den steuerfreien Sachbezug beschlossen, die bereits am 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist. Dies hat zu Unsicherheit geführt. Grundsätzlich bleibt der steuerfreie Sachbezug bestehen und die bestehende Freigrenze von 44 Euro monatlich wurde beibehalten. Neu ist seit dem 1. Januar 2020 der Zusatz in Satz 11, dass der Sachbezug zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden muss. Die Zusatzleistung bleibt somit erhalten.

Wichtige Änderungen seit dem 1. Januar 2020

Eine wesentliche Neuerung betrifft die Art und Weise, wie Sachbezüge gewährt werden dürfen. Mitarbeiter dürfen den Sachbezug nicht mehr in bar erhalten. Arbeitgeber, die bisher eine Barzahlung oder eine ähnliche Form der Geldleistung praktiziert haben, müssen ihre Vorgehensweise anpassen. Viele Unternehmen setzen bereits Gutscheinkarten ein, doch auch hier gibt es seit dem 1. Januar 2020 präzisere Vorgaben des Einkommensteuergesetzes (§ 8 Absatz 2 Satz 11 EStG).

Voraussetzungen für Gutscheinkarten als Sachbezug

Seit dem 1. Januar 2020 müssen Gutscheinkarten laut Einkommensteuergesetz (§ 8 Absatz 2 Satz 11 EStG) mehrere Kriterien erfüllen, um als steuerfreier Sachbezug zu gelten:

• Sie dürfen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen.
• Sie müssen gleichzeitig bestimmte Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 a), b) oder c) des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen.

Kategorien nach ZAG

Die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) für Gutscheinkarten als Sachbezug umfassen:

• Limitierte Netzwerke (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a ZAG): Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards, die nur bei bestimmten Akzeptanzstellen eingelöst werden können.
• Limitiertes Warensortiment (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b ZAG): Gutscheinkarten, die für nur eine Produktkategorie (z. B. Fashion, Kino) gelten.
• Instrumente für steuerliche und soziale Zwecke (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. c ZAG): Gutscheinkarten mit einem vertraglich angeschlossenen Akzeptanzwerk in Deutschland, wie beispielsweise Essensmarken.

Unternehmen, die Gutscheinkarten einsetzen und sich über deren Rechtskonformität unsicher sind, sollten zeitnah Kontakt zu ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aufnehmen.

Was gilt nicht als Sachbezug?

Die Gesetzesänderung hat bei vielen Unternehmen zu Unsicherheit geführt, welche Benefits sie ihren Mitarbeitern noch anbieten können. Grundsätzlich gilt: Sachbezüge dürfen nicht in Geldform gewährt werden. Auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und Geldsurrogate werden als Geldleistungen betrachtet und sind somit steuerpflichtig.

Beispiele für Leistungen, die nicht als Sachbezug gelten:

• Barauszahlungen von Restguthaben auf Gutscheinkarten (Ausnahme: bis zu einem Euro).
• Gutscheine oder Geldkarten mit eigener IBAN.
• Gutscheine, die für Überweisungen (z. B. PayPal), den Erwerb von Devisen oder Kryptowährungen verwendet werden können.
• Gutscheine, die ausschließlich zum Einlösen gegen andere Gutscheine oder Geldkarten berechtigen (Ausnahmen sind möglich, wenn technische Vorkehrungen getroffen sind).
• Prepaid-Kreditkarten mit überregionaler Akzeptanz ohne Einschränkungen hinsichtlich der Produktpalette.

Die arbeitsvertragliche Zweckbestimmung führt nicht zur Annahme eines Sachbezugs; es handelt sich in diesen Fällen um eine Geldleistung.

Aktuelle Sachbezugswerte und Freigrenzen (Stand 2024/2025)

Die Sachbezugsfreigrenze für Sachbezüge beträgt seit dem 1. Januar 2022 50 Euro pro Monat. Zuvor lag sie bei 44 Euro. Diese Grenze ist eine Freigrenze, das heißt, wird sie auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft werden jährlich angepasst. Für 2025 wurde der Wert für Unterkunft auf 282 Euro und für Verpflegung auf 333 Euro monatlich angehoben. Dies entspricht 2,30 Euro für Frühstück und 4,40 Euro für Mittag- oder Abendessen pro Tag.

Anwendung der 50-Euro-Freigrenze

Die 50-Euro-Freigrenze gilt für Sachbezüge, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Sie darf monatlich nur einmal in Anspruch genommen werden. Jahreskarten, die die monatliche Wertgrenze einhalten, werden im Monat der Übergabe voll angerechnet.

Bei der Bewertung von Sachbezügen ist der niedrigste Endverbraucherpreis maßgeblich. Belieferungs- und Versandkosten, die der Arbeitgeber trägt, sind jedoch einzurechnen. Gebühren für die Bereitstellung oder das Aufladen einer Prepaid-Card, die der Arbeitgeber trägt, gehören in der Regel nicht zum geldwerten Vorteil.

Beispiele für steuerfreie Sachbezüge

Die Anwendungsmöglichkeiten für steuerfreie Sachbezüge sind vielfältig:

• Tankgutscheine und Tankkarten: Beliebt, da sie privat und beruflich nutzbar sind.
• Flexible Gutscheinbudgets: Digitale Gutscheinkarten, die Mitarbeitern die Auswahl aus diversen Anbietern (z. B. Supermärkte, Drogerien) ermöglichen.
• Sachbezugskarten (Prepaid-Karten): Physische Karten, die bei entsprechenden Händlern eingesetzt werden können, sofern sie auf eine bestimmte Region oder einen einzelnen Akzeptanzpartner begrenzt sind.
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften: Zuschüsse zur Förderung der Mitarbeitergesundheit.
• Jobticket und ÖPNV-Zuschuss: Steuerfreie Bezuschussung der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
• Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen: Sachgeschenke bis zu 60 Euro pro Anlass (z. B. Geburtstag, Hochzeit), die zusätzlich zur 50-Euro-Freigrenze gewährt werden können.

Mehrere Sachbezüge lassen sich kombinieren, solange die Gesamtsumme die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschreitet.

Dokumentationspflichten für Arbeitgeber

Arbeitgeber sind verpflichtet, sämtliche Sachleistungen im Lohnkonto des Mitarbeitenden zu dokumentieren, auch wenn der Sachbezug unter der Freigrenze liegt. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und der Einhaltung der steuerlichen Vorschriften.

Fazit zur 44-Euro-Regelung

Trotz der Anpassungen und Präzisierungen bleibt der Sachbezug bis 44 Euro (bzw. nun 50 Euro) ein attraktives Mittel zur Mitarbeitermotivation und Nettolohnoptimierung. Wichtig ist, die gesetzlichen Vorgaben genau zu beachten, insbesondere im Hinblick auf die Art der Gewährung (nicht in Geld) und die Kriterien für Gutscheine und Geldkarten.

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