In der heutigen digitalen Ära sind Informationen und die Dokumente, die sie festhalten, das Herzstück jedes Unternehmens. Die effiziente Verwaltung dieser Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg ist entscheidend für den Erfolg. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten hierfür die notwendigen Software-Lösungen, um den Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung zu optimieren und Unternehmen dem Traum vom papierlosen Büro näherzubringen.
Was sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?
Dokumentenmanagementsysteme sind laut Definition Software-Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement. Einfach erklärt, bieten elektronische Dokumentenmanagementsysteme die Möglichkeit, ein Dokument anhand eines Workflows über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg zu erstellen, zu bearbeiten, zu überwachen, zu verteilen, zu archivieren oder zu löschen.
Die Abkürzung „DMS“ steht in diesem Zusammenhang für „Dokumentenmanagementsystem“. Manchmal ist auch von DMS-Systemen oder DMS-Software die Rede. Im Englischen heißen diese Lösungen „document management systems“.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für Unternehmen
Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Unternehmen dabei unterstützen, effizienter, ressourcenschonender und rechtlich sicherer zu agieren:
- Zeitgewinn: Schnellerer Zugriff auf Informationen spart wertvolle Zeit.
- Platzgewinn: Die Notwendigkeit physischer Lagerräume für Akten entfällt.
- Weniger Materialverbrauch: Die Arbeit mit elektronischen Dokumenten reduziert den Verbrauch von Papier und anderen Materialien.
- Höhere Transparenz: Nachvollziehbare Arbeitsprozesse fördern die Zusammenarbeit.
- Mehr Kundenzufriedenheit: Reduzierte Fehleranfälligkeit und schnellere Auskunftsmöglichkeiten verbessern den Kundenservice.
- Größere Rechtssicherheit: Dokumente können gesetzeskonform archiviert und gelöscht werden.
Kurz gesagt, ein DMS macht Ihr Unternehmen effektiver, schont Ressourcen und sorgt für rechtliche Sicherheit. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Insbesondere in herausfordernden Zeiten, wie der Corona-Pandemie, sichern sich Unternehmen mit einem DMS-System (auch im Home Office) einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Der Dokumentenlebenszyklus: 6 Phasen der Dokumentenarbeit
Der Dokumentenlebenszyklus (Englisch: Document Life Cycle) beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Dokument von seiner Entstehung bis zu seiner endgültigen Vernichtung durchläuft. Bei der Auswahl eines DMS-Systems ist es wichtig zu prüfen, ob die Software alle notwendigen Funktionen für jede dieser Phasen abdeckt.
1. Dokument erstellen bzw. generieren
In dieser ersten Phase wird das Dokument erstellt. Dies kann manuell durch Benutzer:innen am Monitor, auf Papier oder mobilen Endgeräten geschehen. Alternativ kann das Dokument dank automatisierter Texterkennung, Datenerfassung und -verarbeitung aus verschiedenen Quellen auch automatisiert im Dokumentenmanagementsystem zusammengefügt werden. Bei der Erstellung am PC kommen oft zusätzliche Programme wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel zum Einsatz. Abschließend wird das Dokument an einem zentralen Speicherort abgelegt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet.
2. Inhalte bearbeiten und nutzbar machen
Die zweite Phase dient dazu, das Dokument für andere nutzbar zu machen. Informationen werden abgestimmt, weitergegeben, dokumentiert und verschlagwortet. Mehrere Personen oder Abteilungen können parallel oder konsekutiv an Dokumenten arbeiten. Hierbei spielen Revisionssicherheit, Versionierung und Synchronisierung eine entscheidende Rolle. Eine effiziente Suche, ein geregeltes Ablagesystem, strukturierte Datenverarbeitung und Zugriffskontrollen sind ebenfalls unerlässlich.
3. Dokument verbreiten
Sobald die interne Vorbereitung und Bearbeitung abgeschlossen sind, wird das Dokument verbreitet. Rein informative Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Notizen werden in elektronischen Akten innerhalb der DMS-Software abgelegt. Verträge oder Eingangsrechnungen durchlaufen hingegen oft komplexere, automatisierte Geschäftsprozesse, die verschiedene Abteilungen und Mitarbeitende vernetzen. Wiedervorlagen können zudem automatisiert eingeplant und ausgeführt werden. Die Dokumente sind dabei über alle Endgeräte hinweg erreichbar.
4. Dokument aktiv nutzen
Die vierte Phase definiert, wie Anwendende auf ein Dokument zugreifen und es nutzen können. Der Zugriff kann permanent oder temporär festgelegt sein. Inhalte können wiederholt abgerufen und entsprechende Lese-, Schreib- oder Freigaberechte hinterlegt werden. Bei Änderungen am Dokument wird dieses in Phase drei zurückgestuft, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. DMS-Software schützt insbesondere bei rechtlichen Dokumenten vor Manipulation und nachträglichen Änderungen.
5. Dokument revisionssicher archivieren
Im vorletzten Schritt sorgt die revisionssichere Langzeitarchivierung innerhalb des Dokumentenmanagementsystems dafür, dass das Dokument nach geltenden Richtlinien aufbewahrt und vor Manipulation geschützt wird. Ein DMS-System speichert Dokumente nach rechtlichen Vorgaben und Löschfristen in einem digitalen Archiv. Jeder Zugriff wird lückenlos dokumentiert. Dank integrierter Volltext- oder Schlagwortsuche kann das Dokument sekundenschnell gefunden und aus dem Archiv heraus geteilt werden.
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6. Dokument rechtskonform löschen bzw. vernichten
In der letzten Phase des Dokumentenlebenszyklus wird die rechtskonforme Entsorgung bzw. Löschung des Dokuments definiert, sobald es keinen Nutzen mehr für das Unternehmen bietet. Digitale Archive innerhalb von Dokumentenmanagementsystemen übernehmen diese Aufgabe automatisiert und löschen ein Dokument samt begleitender Daten endgültig.
Funktionen moderner DMS-Software
Die Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems umfassen das Digitalisieren, Erstellen, Teilen, Verwalten und digitale Archivieren von Dokumenten. Die Automatisierung und Medienbruchfreiheit einzelner Prozessschritte hängt von der Leistungsfähigkeit der Prozessautomatisierung des jeweiligen DMS-Anbieters ab. Ein moderner Anforderungskatalog an DMS-Lösungen beinhaltet typischerweise:
- Schnittstellen und Integrationen zu Drittsystemen
- Regelbasierte Workflows
- Erfassung strukturierter und nicht strukturierter Daten (integrierte OCR-Erkennung)
- Ein robustes Rechte- und Rollen-Management inkl. Positionsbezogener Schwärzung
- Gestuftes Eskalationsmanagement
- Revisionssicheres Archiv mit regelbasierter Archivierung
- Verschlagwortung und automatische Anreicherung mit Metadaten
- Vorgangsmonitoring
- Versionierung
- Protokollierung
- Dunkelbuchung
- Rechtssicheres Stempeln inkl. Metadatenspeicherung
- Rechtskonforme digitale Signatur
- Gemeinsame Informationsbasis durch webbasierten / Cloud-basierten Zugriff
- Gesicherte Bereitstellung von Informationen
DMS unterstützen Unternehmensprozesse: Warum ein prozessbasiertes DMS-System sinnvoll ist
Das volle Potenzial von DMS-Systemen entfalten Unternehmen erst mit einer vollständig integrierten IT-Infrastruktur, die auch nicht-papierbasierte Abläufe berücksichtigt. Denn nicht das Dokument, sondern Prozesse bestimmen den Arbeitsalltag. Idealerweise sind diese Prozesse hinsichtlich Digitalisierung und Automatisierung optimiert und verbinden Aufgaben, Mitarbeitende und Software. Entscheidend für das Ziel des papierlosen Büros ist das Workflow-Management innerhalb des DMS. Eine Digitalisierungsplattform, die DMS und BPM-Tools vereint, ermöglicht die Digitalisierung sämtlicher Prozesse.
Ein Dokumentenmanagementsystem mit einer starken Prozessautomatisierung im Kern automatisiert sowohl dokumentbasierte als auch datengetriebene Prozesse. Dies ermöglicht Mitarbeitenden, flexibel zu agieren und Prozesse von Anfang bis Ende digital zu bearbeiten, da der Workflow die digitale Dokumentenverwaltung unternehmensweit steuert.
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DMS-Systeme als Insellösung - Warum das keine Lösung ist
Jede Unterbrechung eines digitalen Prozesses durch Medienbrüche wirkt sich negativ auf die Gesamteffizienz des Unternehmens aus. Prozesse, die nicht automatisiert geregelt sind, bergen ein höheres Fehlerrisiko, führen zu Auslassungen oder mangelhaftem Informationsaustausch. Dies kann sich negativ auf die Mitarbeitermotivation, die Arbeitseffizienz und die Güte der Arbeit auswirken und letztlich das Gesamtergebnis des Unternehmens beeinträchtigen.
Beispiele für die Einführung von DMS
KHS Haustechnik Großhandels-GmbH: Als Einkaufsverband in der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik bündelt KHS Einkaufsvolumen, um optimale Konditionen zu erzielen.
TimePartner GmbH: Nach einer internen Revision im Frühjahr 2013 schuf das Hamburger Unternehmen die Voraussetzungen für die Umstellung auf die elektronische Kreditoren- und Personalakte und setzt seitdem auf JobRouter®.
Digitalisierungsplattformen für ein agiles Dokumentenmanagement
Neue Tools, Systeme und digitale Infrastrukturen bilden ein komplexes und funktionsstarkes Ökosystem, das stetig wächst. Eine zentrale Anforderung an ein Dokumentenmanagementsystem ist daher die Verknüpfung mit verschiedenen Anwendungen zur Reduzierung von Medienbrüchen. Eine Digitalisierungsplattform wie JobRouter® mit agilem Dokumentenmanagement schafft einen echten digitalen Dokumentenlebenszyklus, da eine starke Prozess-Engine zugrunde liegt.
Erfassung von Dokumenten aus mehreren Quellen: Effiziente Dokumentenprozesse erfordern verschiedene Möglichkeiten, Dokumente in die Plattform einzubringen.
Berechtigter, mobiler und Cloud-Zugriff: Die Plattform muss den Zugriff auf Dokumente und Ordner basierend auf Rollen, Gruppen, Abteilungen oder einzelnen Benutzern beschränken können.
Versionskontrolle und Wiederherstellung von Dokumenten: Ein DMS bietet volle Kontrolle darüber, wer was mit einem Dokument gemacht hat. Es ermöglicht, zu früheren Versionen zurückzukehren und Änderungen rückgängig zu machen.
Erweiterte Strukturierung und Suche: Durch Verschlagwortung und Indizierung wird die Suche nach Dokumenten vereinfacht. Dokumente können nach Autor, Version, Metadaten, Kontext und Inhalt kategorisiert werden.
Automatische Aktualisierung und Löschung: Die Aktualität von Dokumenten und die Bereinigung von Archiven von redundanten Informationen spart Platz und gewährleistet präzise Entscheidungen.
Richtlinien für Vorlagen: Die Plattform sollte Werkzeuge zur Organisation genehmigter Vorlagen bereitstellen, um Konsistenz in Prozessen, Marke und Kommunikation zu gewährleisten.
Integrationsfähigkeit: Die Plattform sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur und bereits genutzte Anwendungen integrieren lassen.
Mehrstufige Sicherheit: Sichere Anmeldeverfahren, Verschlüsselung, Backup-Pläne und rollenbasierter Zugriff sind unerlässlich, um sensible Informationen zu schützen.
Optimierung des Dokumentenlebenszyklus mit digitalen Lösungen
Die Optimierung des Dokumentenlebenszyklus durch digitale Lösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) bietet folgende Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Reduzierung von Ausgaben für Papier, Druck und Lagerung.
- Produktivitätssteigerung: Mitarbeitende arbeiten effizienter durch schnellen Zugriff und optimierte Prozesse.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Klare Prozessabläufe und lückenlose Dokumentation.
- Minimiertes Fehlerrisiko: Automatisierte Prozesse reduzieren menschliche Fehler.
- Höchste Datensicherheitsstandards: Schutz sensibler Informationen durch mehrstufige Sicherheit.
- Ressourcen- und Umweltschonung: Beitrag zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung.
In der digitalen Welt dreht sich alles um Informationen. Dokumente sind die Basis jedes Prozesses in unseren Unternehmen. Das "Leben" eines Dokuments, der sogenannte Dokumenten-Lebenszyklus, umfasst alle Phasen von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung. Die ganzheitliche Verwaltung dieses Zyklus ist eine zentrale Aufgabe, bei der Unternehmen oft auf Unterstützung durch digitale Lösungen angewiesen sind.
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