Seit dem 1. Januar 2024 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, den Beginn und das Ende der Elternzeit ihrer Mitarbeitenden der zuständigen Krankenkasse zu melden. Diese neue Meldepflicht entstand erstmals für Elternzeiten, die ab diesem Datum begonnen haben. Für Elternzeiten, die vor dem 1. Januar 2024 begonnen haben und über den 31. Dezember 2023 hinaus andauern, gibt es spezielle Übergangsregelungen.
An wen und wann muss gemeldet werden?
Die Meldepflicht besteht ausschließlich für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeitende. Die Meldungen sind dabei nur an die Krankenkasse zu übermitteln. Eine Meldung ist nur dann erforderlich, wenn die Beschäftigung durch den Wegfall des Anspruchs auf Entgelt unterbrochen wird. Bei pflichtversicherten Personen muss diese Unterbrechung mindestens einen Kalendermonat umfassen. Für freiwillig versicherte Personen gilt diese Einschränkung bezüglich der Mindestdauer nicht, um eine korrekte Beitragsberechnung zu gewährleisten.
Für die Meldung über den Beginn einer Elternzeit gilt der Abgabegrund 17. Die Meldung über das Ende einer Elternzeit verwendet den Abgabegrund 37. Diese Ende-Meldung muss sowohl den Beginn der Elternzeit (wie in der Beginn-Meldung angegeben) als auch das tatsächliche Enddatum der Elternzeit enthalten. Dies gilt auch, wenn die Elternzeit über den 31. Dezember eines Jahres hinaus besteht.
Die Meldungen sind jeweils mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach dem Beginn bzw. Ende der Elternzeit, abzugeben.
Besondere Situationen und Meldungen
Aufnahme einer mehr als geringfügigen Beschäftigung während der Elternzeit
Wird während der Elternzeit eine mehr als geringfügige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber aufgenommen, ist eine Ende-Meldung (Abgabegrund 37) abzugeben. Der anzugebende Meldezeitraum endet dabei mit dem Tag vor der Aufnahme der neuen Beschäftigung. Sobald die Teilzeitbeschäftigung endet und die Elternzeit wieder greift, ist eine erneute Beginn-Meldung erforderlich. Dies gilt nicht, wenn die Beschäftigung nur geringfügig ist.
Krankenkassenwechsel während der Elternzeit
Bei einem Krankenkassenwechsel während der Elternzeit ist zum Zeitpunkt des Wechsels gegenüber der neuen Krankenkasse eine Beginn-Meldung abzugeben. Eine Ende-Meldung an die vorherige Kasse ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Beschäftigungsende während der Elternzeit
Endet die Beschäftigung während der Elternzeit, gibt der Arbeitgeber eine Ende-Meldung mit dem Datum des Beschäftigungsendes ab.
Hintergrund und Zweck des neuen Verfahrens
Bis Ende 2023 war die Situation für Krankenkassen oft unklar. Sie erhielten zwar Meldungen über den Beginn einer Elternzeit, aber Informationen zum Ende der Elternzeit fehlten häufig. Dies erschwerte die Überprüfung der Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenkasse und die korrekte Beitragsberechnung, insbesondere bei freiwillig Versicherten. Bisher baten die Krankenkassen die Arbeitgeber häufig um diese fehlenden Angaben, was zu Verzögerungen führte.
Das neue Meldeverfahren seit 2024 soll diesen Prozess vereinfachen und beschleunigen. Die Krankenkassen können nun prüfen, inwiefern die Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenkasse weiterhin besteht und wie hoch die Beiträge für freiwillig Versicherte ausfallen.
Wer ist von der Meldepflicht ausgenommen?
Die Meldepflicht entfällt bei:
- Geringfügig Beschäftigten
- Privat versicherten Mitarbeitenden
Anmeldung der Elternzeit durch Arbeitnehmende
Elternzeit muss beim Arbeitgeber angemeldet werden. Die Fristen hierfür variieren:
- Innerhalb der ersten drei Lebensjahre des Kindes: Spätestens sieben Wochen vor dem gewünschten Beginn.
- Zwischen dem dritten und achten Geburtstag des Kindes: Spätestens 13 Wochen vor Beginn.
Bei der Anmeldung innerhalb der ersten drei Lebensjahre muss eine verbindliche Erklärung für die geplanten Elternzeiträume innerhalb der nächsten zwei Jahre abgegeben werden (Bindungszeitraum). In dringenden Fällen, wie bei Frühgeburten, können kürzere Fristen gelten. Die Anmeldung sollte schriftlich erfolgen, und eine Bestätigung vom Arbeitgeber sollte eingeholt werden.
Dauer und Aufteilung der Elternzeit
Jeder Elternteil hat pro Kind Anspruch auf bis zu drei Jahre Elternzeit, die bis zum achten Geburtstag des Kindes genommen werden kann. Elternzeit kann frühestens mit der Geburt beginnen und wird bei Müttern auf die Mutterschutzfrist angerechnet. Die Elternzeit kann in bis zu drei Zeitabschnitte aufgeteilt werden. Der Arbeitgeber kann jedoch den dritten Abschnitt ablehnen, wenn dieser ausschließlich zwischen dem dritten und achten Geburtstag liegt und dringende betriebliche Gründe vorliegen.
Für Elternzeiten, die nach dem dritten Geburtstag des Kindes beginnen, reduziert sich der Anspruch auf höchstens 24 Monate.
Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit
Während der Elternzeit ist eine Teilzeitbeschäftigung möglich. Für Kinder, die ab dem 1. September 2021 geboren sind, dürfen beide Elternteile durchschnittlich bis zu 32 Wochenstunden arbeiten (für Kinder, die bis zum 31. August 2021 geboren sind, gelten 30 Wochenstunden). Arbeitnehmende haben unter bestimmten Voraussetzungen (mindestens sechs Monate Beschäftigungsdauer, mehr als 15 Mitarbeitende im Betrieb, Mindestdauer und Umfang der Teilzeit) einen Rechtsanspruch auf Teilzeitbeschäftigung. Die Teilzeitbeschäftigung muss in der Regel mindestens zwei Monate dauern und mit einer Frist von sieben Wochen (bei Teilzeit in den ersten drei Lebensjahren) bzw. 13 Wochen (bei Teilzeit im vierten bis achten Lebensjahr) beantragt werden.
▶ Elternzeit: Das müsst ihr wissen
Kündigungsschutz während der Elternzeit
Ab dem Zeitpunkt der Antragstellung besteht für die gesamte Dauer der Elternzeit ein gesetzlicher Kündigungsschutz. Dieser gilt auch für geleistete Teilzeitarbeit. Der Kündigungsschutz gilt jedoch nicht für eine Beschäftigung während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber. Arbeitnehmende selbst können während der Elternzeit unter Einhaltung der Fristen kündigen.
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